Kursuskomputergratis.com – Masih seputar implementasi teknik administrasi perkantoran, pada bab ini penulis akan berbagi tips tentang cara membuat surat promosi kenaikan jabatan karyawan khususnya perusahaan swasta, contoh surat ini merupakan arsip dari pengalaman penulis saat diperintahkan oleh atasan untuk mempromosikan kenaikan pangkat beberapa karyawan yang memiliki rekam jejak yang cukup baik selama mereka bekerja di perusahaan.
Seperti biasa, surat ini dibuat menggunakan Microsoft word dan paper size-nya menggunakan kertas A4 yang pada umumnya dipakai untuk membuat surat atau sesuaikan saja dengan kebutuhan. Surat dilengkapi dengan kop perusahaan yang nantinya ditandatangani oleh HRD sebelum diajukan ke direksi untuk ditindak lanjuti. Perlu diketahui bahwa tidak semua konsep surat promosi jabatan itu sama seperti yang akan penulis contohkan, tetapi setidaknya bisa dijadikan bahan referensi.
Harap diteliti setiap suku kata pada surat ini untuk menghindari kesalahan ketik yang bisa berakibat fatal karena surat akan langsung dibaca oleh direksi untuk dipertimbangkan dan disetujui. Pastikan setiap mengeluarkan surat selalu menyimpan arsip baik hardcopy maupun softcopy untuk cadangan manakala dibutuhkan penerbitan ulang. Lakukan double cross check untuk meminimalisir kesalahan penulisan atau kesalahan lainnya.
Baca: Download Surat Non Aktif Karyawan Untuk Syarat Pencairan JHT BPJS
Kapan Surat Promosi Kenaikan Jabatan Dibuat?
Promosi kenaikan jabatan biasanya diadakan satu tahun sekali oleh badan usaha bila mengacu kepada penilaian performa karyawan yang terbit setiap akhir tahun, akan tetapi kembali lagi kepada kebijakan perusahaan karena biasanya ada juga yang mendadak dinaikan level jabatannya karena karyawan tersebut sangat berjasa kepada perusahaan sehingga jabatannya dinaikan sebagai imblan atas prestasinya tersebut.
Pada umumnya promosi jabatan berpedoman kepada hasil penilaian performa karyawan tersebut dalam interval waktu tertentu, misalkan penilaian performa karyawan selama satu tahun terakhir meliputi penilaian skill, loyalitas dan pencapaian target kerja yang baik atau lebih bagus lagi diatas rata-rata sehingga ia pantas untuk dipromosikan ke level jabatan yang lebih tinggi.
Gambar 1. Contoh surat promosi jabatan
[adinserter block=”10″]
Dalam surat promosi yang dicontohkan ini tidak mencantumkan data performa karyawan secara detail, untuk performa karyawan disiapkan secara terpisah di form khusus untuk penilaian performa. Data yang perlu dimasukkan adalah nama karyawan, nomor induk karyawan dan jabatan sebelumnya beserta disebutkan alasan yang rasional kenapa karyawan tersebut dipromosikan.
Kesimpulan
Surat promosi kenaikan jabatan diterbitkan berdasarkan rekomendasi dari pimpinan unit kerja dengan mempertimbangkan hasil dari penilaian performa karyawan dalam interval waktu tertentu.
Penilaian performa karyawan dibuat menggunakan formulir khusus untuk penilaian performa karyawan dalam interval waktu tertentu.
Surat dibuat rangkap dua yaitu untuk arsip HRD dan untuk karyawan yang bersangkutan.
Leave a Reply
Situs ini menggunakan Akismet untuk mengurangi spam. Pelajari bagaimana data komentar Anda diproses.
